退職時にやっておくべき社内整理｜スムーズな引き継ぎで円満退職を実現

退職が決まったら、やるべきことが一気に増えるものです。特に、社内の整理や引き継ぎをスムーズに進めることは、退職後も良い印象を残すために欠かせません。

• 退職時の私物整理やデータのバックアップ
• 有休消化と残業のバランスの取り方
• 社内メールやアカウントの管理方法

これらのポイントを押さえることで、会社への感謝を形にしながら、気持ちよく新しいスタートを切ることができます。

この記事では、退職時に必ず行うべき社内整理のポイントを詳しく解説します。退職日までの準備をしっかり進めて、円満退職を実現しましょう！

無事内定通知が届いたら

必ず労働条件通知書を確認する

労働条件通知書は労働条件を記載している重要な書類なので、必ず契約前に確認をしてください。

労働条件通知書類を貰っていない場合や書類やメールなどで確認できない場合は、企業へ確認してみましょう。

転職エージェント利用の場合はエージェントへ連絡することで確認してもらうことができます。

条件交渉の最終ポイント

給与などの条件交渉をする場合は、ここが交渉の最終のポイントになります。

雇用契約後に条件交渉は非常に難しいので、納得できる条件なのかしっかり確認し、必要に応じて契約前に交渉をしましょう。

転職エージェントを利用の場合は、直接言いにくい給与などの条件交渉をエージェントを通して交渉することができます。

労働条件通知書の確認するべきポイント

労働条件通知書の主な確認事項

労働条件通知書で確認するべき重要なポイントは以下の項目になります。

その他にもいろいろありますが、重要なポイントだけはきっちり確認しておくことが必要です。

また、内容に関して不明な点は会社へ確認をしましょう。

労働条件通知書で確認しておく項目

• 契約期間
• 業務内容
• 労働時間
• 休日
• 賃金・報酬
• 退職

契約期間

雇用の開始日、有期雇用の場合は契約の終了日・契約更新の有無　

業務内容

就業場所・部門・部署・業務内容　

労働時間

始業時刻・終業時刻・所定労働時間・残業の有無・休憩

休日

週休日・有給休暇・年末年始・夏季冬季休暇

賃金・報酬

計算方法・金額・締日・支払日・支払い方法・昇給・賞与

退職　

解雇の事由・定年

内定承諾（入社承諾）の連絡

労働条件通知書の内容に問題なければ、内定の承諾をして入社の意思を企業へ伝えましょう。

メール、書面・電話等で提出します。

退職日・入社日の設定

退職日の設定

在職中の退社にも迷惑がかからないよう、引き継ぎなどの期間も含めて事前に考えておく必要があります。

入社日の設定

入社日は面接時に企業と話をしているので合意しているケースが多いですが、エージェント利用の際はエージェントが交渉してくれます。

基本的に一度決めた入社日の変更はNGです。

一度入社日を決めた後に変更すると、入社する企業に迷惑がかかりますので、よく検討してから入社日を伝えるようにしてください。

退職時にやっておくべき社内整理

退職時は、後任者や社内に迷惑をかけずに引き継ぎを完了し、スムーズに退職することが重要です。

そのために、社内の整理や個人の準備をしっかりと進める必要があります。

ここでは、退職時にやっておくべき具体的なポイントを解説します。

私物の片付けやデータのバックアップの重要性

退職後に「忘れ物を取りに会社へ行く」事態を防ぐため、退職日までに私物を整理しておきましょう。

1. 私物の片付け
   　- 机やロッカーにある私物を計画的に持ち帰る。
   　- 特に、書籍や文房具、私的な書類は早めに整理を始める。
   　- 貴重品や私用のデバイスは、最終出社日前に必ず持ち帰ること。
2. データのバックアップ
   　- 業務用PCにある個人的なファイルは削除し、必要なデータは外部メモリやクラウドストレージに保存。
   　- 会社支給のスマホやタブレットに保存している個人データ（写真や連絡先など）も忘れずに削除。

残業や有休消化のバランスの取り方

退職前は、引き継ぎ業務や最終業務の対応などで忙しくなることが多いです。

その中で有休を消化するためには、計画的に進めることが必要です。

1. 有休消化の計画を早めに立てる
   　- 退職日を決定したら、有休残日数を確認し、消化プランを上司と相談する。
   　- 引き継ぎ業務に影響が出ないように、業務の繁忙期を避けた日程で取得を計画する。
2. 残業を最小限に抑える
   　- 退職直前に残業が多くなると、引き継ぎの質が下がる恐れがあります。
   　- 必要な業務を優先順位で整理し、効率よく進めることを心がける。
3. 同僚との連携を密にする
   　- チームメンバーや後任者に引き継ぎ内容を事前に共有し、スムーズな引き継ぎをサポートする。

社内メールやアカウントの適切な管理

退職時には、会社のメールや業務アカウントを適切に整理し、必要な手続きを終えることが重要です。

1. メール整理
   　- 不要なメールを削除し、業務に必要なメールはフォルダに分けて後任者が閲覧しやすい状態に整理する。
   　- 自分宛のメールには、自動返信を設定し、退職日や後任者の連絡先を記載する。
2. アカウントの管理
   　- 社内システムやツールのログイン情報を整理し、必要に応じて後任者へ引き継ぐ。
   　- 使用中の業務用アプリやソフトウェアに保存されたデータも確認し、会社の指示に従い処理する。
3. 個人情報の削除
   　- 会社のメールやアカウントに保存されている個人的な情報（連絡先、メッセージなど）は、すべて削除する。

退職時の整理は誠意の現れ

社内の整理をしっかり行うことで、引き継ぎがスムーズになり、会社や同僚への感謝の気持ちを形にできます。

これらの対応をきっちり進めることで、退職後も良い関係を保つことができるでしょう。

在職中の会社の退職手続き

入社日が決まったら、今までお世話になった会社に退職の手続きをする段階です。

引き継ぎ期間に余裕を持って、円満退職を目指しましょう。

円満退職をするために以下の記事も参考にしてください。

退職の相談

退職日の２〜３か月ほど前に直属の上司に対面し口頭で退職の相談をしましょう。

書類やメール・LINEで伝えるよりは口頭の方が誤解を招きにくいです。

退職届の提出

退職日から１ヶ月以上前に退職届を直属の上司に提出をします。

「退職届」は退職する届出、「退職願」は申し入れなので上司の承認が必要なので、退職する意思がはっきりしている場合は退職届を提出します。

退職届に必要な項目

• 退職願
• 一身上の都合により
• ○月○日をもって
• 退職いたします
• 氏名（部署/自分の名前/印）
• 宛名（会社名/代表取締役○○殿）

業務の引き継ぎ

業務の引き継ぎについては、会社からの指示がない場合はまず直属の上司に相談をしましょう。

引き継ぎ計画書など業務をリスト可して、引き継ぎの状況を上司に複数回経過報告すると良いでしょう。

関係者に挨拶

退職日まで１ヶ月を切ったら、関係者へ挨拶をしましょう。

相手先に合わせて、電話かメール等でするのが一般的です。

退職挨拶に記載する項目

• 退職のご挨拶
• 退職日
• 最終出社日
• 後任者

会社へ返却するもの

会社へ返却するもの

• 身分証、名刺、社員証、制服など
• カギ、セキュリティキー
• 通勤定期券
• 健康保険被保険者証
• 貸与されたパソコン、スマホなど

その他、会社支給の文房具などもあれば返却してください。

自分用のデスクがある場合には、全ての私物を整理しておきましょう。

会社から受け取るもの

会社から受け取るもの

• 離職票
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収票
• 年金手帳（会社が保管している場合）

失業保険を貰わない場合は必要ないのですが、離職票は発行までに１〜２週間ほどかかります。

ハローワークへ報告（失業手当受給時）

採用証明書を提出

失業保険をもらっている場合は、入社する前日にハローワークに採用証明書を提出してください。

入社する企業に依頼をすると記載してもらえます。

失業保険は入社日の前日まで貰うことができます。

また、所定給付日数を一定数のこして就職した場合は「再就職手当」も合わせて貰うことができるので、該当する場合は提出してください。

金額など詳しくはハローワークにご確認ください。

入社時に準備する書類

入社時に必要になる主な書類

入社時に必要になる主な書類

• 年金手帳
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収票
• マイナンバー
• 扶養控除等申告書
• 健康保険被扶養者移動届
• 住民票記載事項証明書
• 健康診断書
• 誓約書
• 身分証明書

状況により必要になる書類

• 各種手当の申請書
• 資格証明書

退職後の健康保険・年金手続き

退職後は、健康保険や年金の切り替えが必要になります。

在職中に加入していた制度が終了するため、自分で適切な手続きを行わなければなりません。

特に、次の職場にすぐ入社しない場合、未加入期間を作らないよう注意が必要です。ここでは、健康保険と年金の切り替え方法やポイントを解説します。

健康保険の切り替え方法

退職すると、それまでの健康保険（会社の社会保険）は使えなくなります。

以下のいずれかの方法で加入を継続しましょう。

1. 任意継続被保険者制度を利用する
   　- 退職前に加入していた健康保険を最長2年間継続する制度です。
   　- 退職日から20日以内に申請が必要。
   　- 保険料は自己負担分＋会社負担分の全額を支払うため、費用が増加する点に注意。
2. 国民健康保険への加入
   　- 市区町村で加入手続きを行います。
   　- 保険料は自治体ごとに異なり、前年の所得を基に計算されます。
   　- 退職後14日以内に役所で手続きが必要です。
3. 家族の健康保険に加入する（被扶養者になる）
   　- 配偶者や親など家族が加入する健康保険の扶養に入る方法です。
   　- 所得が一定以下の場合（130万円/年未満が目安）に利用可能。

年金の切り替え方法

会社員時代は厚生年金に加入していましたが、退職後は国民年金への切り替えが必要です。

未加入期間を作らないように早めに手続きを済ませましょう。

1. 国民年金への加入手続き
   　- 市区町村役場で切り替え手続きを行います。
   　- 国民年金保険料は月額固定（2025年時点で約16,000円/月）。
2. 免除や猶予制度の活用
   　- 所得が少ない場合や特別な事情がある場合、保険料の免除や猶予制度を申請できます。
   　- 学生の場合は「学生納付特例制度」を利用できる場合があります。

離職後すぐに入社しない場合の注意点

次の職場への入社が退職後すぐでない場合、健康保険や年金の未加入期間が生じないように注意しましょう。

• 未加入期間があるとどうなる？
  　- 未加入期間中に病院を受診した場合、全額自己負担となります。
  　- 年金は未納扱いになり、将来の受給額が減る可能性があります。
• 手続きを早めに進める
  　- 健康保険は退職後の速やかな切り替えが必要（任意継続：20日以内、国民健康保険：14日以内）。
  　- 年金の切り替えも退職後に速やかに行いましょう。

しっかり準備して安心な退職後を迎えよう

退職後の健康保険と年金の切り替えは重要な手続きです。

未加入期間を作らないように早めに準備を進め、必要な手続きを忘れずに行いましょう。特に、次の職場への入社が決まっていない場合は、この記事を参考にスムーズに対応してください。

内定辞退のポイントと注意点

転職活動を進める中で、他の企業に魅力を感じたり条件が合わない場合など、内定を辞退することもあるでしょう。

その際は、相手企業に失礼のないよう、適切な方法で対応することが大切です。

ここでは、内定辞退の際に押さえておきたいポイントを解説します。

内定を辞退する場合の礼儀正しい連絡方法

内定辞退を伝える際は、以下の手順で連絡を行いましょう。

1. まずは電話で連絡する
   　内定辞退の連絡は、できるだけ電話で行うのが基本です。メールや書面だけで済ませるのは誠実さに欠ける印象を与えかねません。
2. 感謝の気持ちを伝える
   　内定を出してもらったことへの感謝を述べましょう。例えば、「貴社に内定をいただき、大変ありがたく思っております」といった言葉を最初に添えると印象が良くなります。
3. 辞退の意思を明確に伝える
   　理由を簡潔に伝えたうえで、辞退の意思を明確に伝えましょう。例：
   　- 「他社でのオファーを受けることになりました」
   　- 「自身のキャリアプランを再考した結果、辞退を決断いたしました」
4. 今後の発展を願う言葉を添える
   　最後に、「貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます」といった一言を加え、誠意を示しましょう。

辞退時に気を付けるべきこと（タイミング、言い方など）

1. 早めに連絡する
   　内定辞退は、できるだけ早く連絡を入れることが重要です。辞退が遅れると、企業側が他の候補者を検討する機会を失い、迷惑をかけることになります。
2. 理由を伝える際は簡潔に
   　辞退理由を詳細に伝える必要はありません。「一身上の都合で」や「他の企業と条件が合致したため」といった簡潔な説明で十分です。不必要に具体的な理由を述べると、トラブルにつながる可能性もあります。
3. 感情的な表現や曖昧な態度を避ける
   　「やっぱり辞退します」や「やっぱり考え直します」といった不安定な言葉は使わないようにしましょう。相手企業に混乱を与えます。
4. 連絡手段に応じた適切な対応を心がける
   　直接の連絡が難しい場合は、メールや書面で辞退を伝えることも可能です。ただし、メールを送る際も、ビジネスマナーを守り、感謝の意をしっかり伝える内容にしましょう。

転職エージェント経由で内定辞退する場合の対応

転職エージェントを通じて内定を辞退する場合、エージェントが企業との間に入って調整をしてくれます。この場合の対応ポイントは以下の通りです。

1. エージェントに早めに辞退の意思を伝える
   　エージェントは企業との窓口となるため、早期に辞退の意思を伝えることが大切です。また、辞退理由についてエージェントに正直に話しておくと、適切な対応を取ってもらいやすくなります。
2. 企業への感謝の気持ちを伝えるよう依頼する
   　エージェントには、内定をもらったことへの感謝を必ず伝えてもらうようお願いしましょう。誠意ある対応を心がけることで、企業に対して良い印象を残せます。
3. 辞退後のキャリア相談も依頼する
   　内定辞退後もエージェントはサポートを続けてくれます。次にどのような企業を目指すのか、キャリアの方向性について相談をすると、より良い求人を紹介してもらいやすくなります。

内定辞退は誠意がカギ！
どんな場合でも、内定を出してくれた企業への感謝を忘れず、誠実な対応を心がけることが重要です。適切な方法で内定辞退を行うことで、転職活動全体が円滑に進むでしょう。

SNSでの退職時の社内整理・引き継ぎ体験談

ネガティブな意見

1か月前申告で有給消化してた人が引き継ぎできなくてバッシングされてた

1か月前申告で有給消化してた人が引き継ぎできなくてバッシングされてたにゃん。。。
退職後の関係性をどうしたいかも重要だから難しいにゃんです🥺

— こしゅ@にゃん株研究室 (@neko0w0w0) January 16, 2025

会社の上司が今月いっぱいで、急に退職すると言い出して、引き継ぎ業務がすごく大変です

会社の上司が今月いっぱいで、急に退職すると言い出して、引き継ぎ業務がすごく大変です。通常仕事も大変なのに。引き続き残業です。ネオロマイベまでにはなんとか終わらせたい(TдT)

— ミーホ@ネオロマ&アイナナ♡歩きスマホ✕ (@MihokoRed) January 16, 2025

退職に向けて、出来るだけ引き継ぎ案件減らすべく担当案件進めてるけど、以前対応したお客様から新規の相談が立て続けに来る…！

退職に向けて、出来るだけ引き継ぎ案件減らすべく担当案件進めてるけど、以前対応したお客様から新規の相談が立て続けに来る…！
リピーターはありがたいよ…ありがたいんだけど、引き継ぎのタイミング迷うし件数増えてて正直パニック。

— はなつき (@natsuki_oniku) January 16, 2025

僕も円満が理想ですけど、色々考えて難しそうだったので引き継ぎとかできないで休職からそのまま辞めることになりそうだなと思ってます…。

らてまるさんありがとうございます。
円満退職のような感じだったのですね。
僕も円満が理想ですけど、色々考えて難しそうだったので引き継ぎとかできないで休職からそのまま辞めることになりそうだなと思ってます…。

— 三色くん@ADHDの本音 (@3shokukun) January 16, 2025

ポジティブな意見

退職準備に向けてファイル整理中

退職準備に向けてファイル整理中

AutoCADとJw_cad、どちらでも開けるようにして引継ぎファイルと一緒に社内の共有フォルダに入れておく

それ以外の不要なファイルはすべて消して、立つ鳥跡を濁さず

— ななたろ@今世で解脱(2025年より設計事務所勤務) (@dark_choro7) December 16, 2024

引き継ぎしっかりやるから円満に送り出してくれよという意思表示のつもりです

自分は半年前に伝えます、今年六月に退職したいので昨年のうちに伝えました。
引き継ぎしっかりやるから円満に送り出してくれよという意思表示のつもりです😅

— boA@投資と日常 (@boA17492) January 16, 2025

次の会社が2ヶ月後から来いってことだったんで、退職2ヶ月前でした。 引き継ぎ1か月＋有給消化1か月

次の会社が2ヶ月後から来いってことだったんで、退職2ヶ月前でした。
引き継ぎ1か月＋有給消化1か月

— GORO@ビットコインがんばれ (@goroh561) January 16, 2025

まとめ｜社内整理を徹底して円満退職を目指そう

退職時の社内整理は、スムーズな引き継ぎと気持ちの良い別れを実現するために欠かせません。

私物の片付けやデータのバックアップ、有休消化の計画、社内メールやアカウントの管理など、一つひとつ丁寧に対応することで、会社や同僚に感謝の気持ちを伝えることができます。

また、計画的な準備を進めることで、新しい環境への不安を軽減し、自信を持って次のステップに進むことができます。

退職後も良好な人間関係を維持し、次の職場での成功につなげるために、この記事で紹介したポイントをぜひ実践してみてください！